Nous comprenons tous l'importance de bonnes «relations interpersonnelles» en ce qui concerne notre communication interpersonnelle - cela nous aide à obtenir les résultats dont nous avons besoin. Notre communication détermine l'opinion que les autres ont de nous - bien informés ou ignorants, agréables ou grossiers, professionnels ou immatures. La plupart du temps, il s'agit de conversations en face à face ou téléphoniques où nous avons un certain contrôle sur l'impression que nous faisons aux autres.
En ce qui concerne la netiquette (Network Etiquette), il n'est pas aussi facile de contrôler la façon dont les autres nous perçoivent, et pourtant c'est encore plus important. Pourquoi? Parce que ce que vous écrivez et la façon dont vous utilisez le courrier électronique peuvent affecter la réception, la lecture ou la réponse de votre courrier électronique - et quelle est cette réponse! De plus, il existe de nombreux «pièges technologiques» dans lesquels il est facile de tomber. Avez-vous déjà vu quelqu'un envoyer accidentellement une réponse en colère ou sensible à un énorme groupe de personnes en utilisant la touche «Répondre à tous»?
Et avant de vous dire "je sais déjà" et d'arrêter de lire cet article, sachez que chacun d'entre nous pourrait bénéficier de quelques rappels simples sur la bonne utilisation du courrier électronique, non seulement d'un point de vue personnel mais aussi d'un point de vue commercial . Si vous faites des affaires sur Internet - et que vous utilisez le courrier électronique pour communiquer avec vos clients - alors cet article est une lecture incontournable pour vous! Vous connaissez peut-être déjà bon nombre de ces conseils, mais même l'utilisateur le plus expérimenté trouvera quelques règles que vous ne connaissiez pas ou que vous avez l'habitude de briser.
Pensez, écrivez et réfléchissez à nouveau.
Le courrier électronique est un canal statique à sens unique - contrairement à la communication en direct, il n'y a aucun moyen d'obtenir une rétroaction immédiate (à partir d'expressions faciales ou de réponses vocales) pour savoir si nous sommes efficaces ou même compris. Réfléchissez donc à deux fois avant d'appuyer sur la touche d'envoi. Y a-t-il une chance que le destinataire interprète mal ce que vous voulez qu'il comprenne? Vos pensées vous semblent-elles brusques ou en colère? Cet e-mail pourrait-il accidentellement affecter votre réputation? Le mot écrit à la hâte peut manquer de sentiments et de la véritable émotion que vous vouliez. Vous pouvez sourire en tapant, mais votre note peut sembler sarcastique ou mesquine. N'oubliez pas - il y a une personne à l'autre bout du fil, pas seulement un ordinateur.
Utilisez une ligne d'objet significative.
C'est la première chose que votre lecteur verra, alors utilisez l'espace pour l'aider à comprendre le contenu de l'e-mail avant même de l'ouvrir. En utilisant la même règle que ci-dessus, saisissez un sujet qui se rapporte au message que vous envoyez, plutôt que de laisser le sujet vide. Sans objet, votre note sera probablement considérée comme un autre courrier indésirable - tout le monde ne reconnaîtra pas qui vous êtes uniquement à partir de votre adresse e-mail. De nombreux fournisseurs de services Internet (FAI) filtrent les e-mails suspects et un sujet vide est un gros drapeau rouge. Aussi, essayez d'éviter les mots génériques comme "Salut" ou "Check This Out" pour éviter que le destinataire du spam ou du logiciel antivirus supprime votre message!
Le commencement et la fin.
Utilisez toujours une salutation, même si elle est courte. Commencez votre message par "Salut", ou "Bonjour", ou "Cher", tout ce qui fonctionne le mieux pour le destinataire prévu et ce qui reflète votre personnalité. Pensez à ceci: lorsque vous appelez quelqu'un au téléphone, ne dites-vous pas «Bonjour» avant de lui dire ce que vous voulez? Les e-mails ne devraient pas être différents. Adressez au minimum l'e-mail à la personne.
N'oubliez pas non plus la fin de votre message! Signez toujours vos messages avec votre nom et dites "Merci", "Sincèrement", ou quelque chose d'autre approprié. Vous pouvez même configurer une signature dans votre programme de messagerie qui affichera automatiquement vos informations au bas de chaque e-mail que vous envoyez. Pour obtenir des instructions, utilisez le fichier d'aide de vos programmes de messagerie et effectuez une recherche de signature.
Protégez l’identité de votre destinataire - utilisez correctement «À:», «CC:» et «BC:».
Il existe quelques règles de netiquette simples pour utiliser les champs d'adresse dans les e-mails.
Si votre e-mail est envoyé à une seule personne ou adresse e-mail, placez-le dans le champ "À:". Ce doit être la personne chargée de vous envoyer une réponse.
Lorsque votre e-mail est envoyé à plusieurs personnes et que tous les destinataires ont vraiment besoin de savoir qui d'autre le reçoit, mettez toutes les adresses dans le champ «CC:».
Pour les e-mails envoyés à plusieurs destinataires qui n'ont aucune raison réelle de connaître les noms et adresses e-mail de tous les autres destinataires, mettez toutes les adresses dans le champ «BCC:».
(Certains logiciels de messagerie nécessitent au moins une adresse à placer dans le champ «À:». Indiquez votre propre adresse e-mail dans la section «À:» si cela est nécessaire.)
Par défaut, tous les programmes de messagerie n'ont pas le champ BCC disponible pour la visualisation. Si vous ne pouvez pas voir le champ Cci dans votre programme, consultez le fichier d'aide de vos programmes pour obtenir des instructions.
Donnez un coup de main à la mémoire.
Lorsque vous répondez à des e-mails, incluez une copie des notes antérieures que vous avez échangées avec la personne sur le sujet, n'envoyez pas simplement une nouvelle. Je peux recevoir 50 e-mails par jour qui nécessitent une réponse et il n'est pas toujours possible de se souvenir de chaque "conversation" avec chaque personne. Veuillez ne pas obliger votre lecteur à parcourir son dossier «Éléments envoyés» ou envoyer un courriel à la «corbeille» pour rafraîchir sa mémoire!
Utilisez la «confirmation de lecture» avec parcimonie.
Dans certains cas, il est essentiel que les deux parties sachent qu'un message a été reçu. Cependant, dans les activités quotidiennes normales, vous ne devez pas demander de confirmation de lecture pour chaque message que vous envoyez. C'est ennuyeux pour le destinataire de devoir cliquer sur cette boîte de dialogue chaque fois qu'il reçoit votre e-mail. Et c'est une invasion de la vie privée. N'oubliez pas - simplement parce qu'ils l'ont reçu ne signifie pas qu'ils l'ont nécessairement lu, donc la réception d'un accusé de lecture ne prouve en fait rien d'autre que la réception du message. Et pour les communications quotidiennes, est-ce vraiment nécessaire?
URGENTE!
Le garçon qui criait au loup. N'envoyez pas tous vos messages comme URGENTS ou HAUTE PRIORITÉ. Si vos destinataires continuent de recevoir des messages marqués de cette façon, le point d'exclamation rouge perd finalement son efficacité - sauf pour renforcer l'importance que VOUS pensez que vous êtes. Réservez ces messages à ceux qui sont de la plus haute importance!
Évitez le formatage spécial.
Pour vos messages quotidiens, n'utilisez pas d'arrière-plans colorés, des polices colorées, des polices spéciales, des images ou tout autre type de mise en forme "joli" pour vos messages. Gardez-les propres - cela permet au destinataire de les lire et de répondre plus facilement. Il est préférable d'envoyer des messages en texte brut pour que tout le monde puisse les lire, car tout le monde n'a pas son e-mail configuré pour recevoir des e-mails html. Vous seriez étonné de voir à quel point votre note peut sembler mauvaise à quelqu'un qui consulte son courrier électronique sur un appareil portable ou un ordinateur plus ancien. En gardant vos e-mails propres, ils se chargeront également beaucoup plus rapidement pour le destinataire!
NE CRIEZ PAS!
Si vous tapez toutes les majuscules, votre lecteur verra cela comme un cri, ou il pensera que vous étiez juste trop paresseux pour utiliser une mise en forme de texte appropriée. C'est aussi dur pour les yeux - saviez-vous qu'il faut plus de temps pour lire quelque chose écrit en majuscules que pour lire quelque chose qui est correctement formaté?
Éprouvez, corrigez l'orthographe et utilisez un formatage approprié.
De mauvaises compétences en écriture sont une réflexion directe sur vous! Et le lecteur n'oublie jamais la personne qui écrit un message indéchiffrable. La vérification orthographique empêchera la plupart des mots mal orthographiés, mais vous devez toujours vérifier votre courrier électronique au cas où vous auriez écrit le mot incorrect (qui a été correctement orthographié). Par exemple, le mois et la mite, où et se trouvaient, semblent corrects pour un programme de vérification orthographique. Utilisez une mise en majuscule, une ponctuation et un formatage appropriés. Brisez vos paragraphes lorsque le sujet change ou s'ils deviennent trop longs. N'utilisez pas une mise en forme excessive (trop de gras, trop de points d'exclamation et de points d'interrogation, etc.) Trop de quoi que ce soit rendra votre message plus difficile à lire. Vous souhaitez rendre votre message facilement lisible et compréhensible. Relisez-le pour vous assurer qu'il a du sens, et ne supposez jamais que le lecteur sait ce que vous voulez dire, expliquez-le toujours pour lui. Le temps qu'il faut pour vérifier et vérifier l'orthographe est minime par rapport à l'impression durable que vous ferez si vous ne prenez pas le temps.
Prenez le temps d'envoyer une réponse.
Même lorsque quelqu'un vous envoie par e-mail quelque chose qui n'a pas besoin d'une réponse directe, suivez-le en temps opportun pour lui faire savoir que vous avez reçu son message. Il est étonnant de voir combien de fois les gens demandent des conseils et ne répondent même pas avec un court «merci» lorsqu'ils reçoivent leur réponse. Un simple message disant à l'expéditeur suffit. Et cela leur permet de savoir que vous l'avez reçu, qu'il n'a pas simplement été coincé quelque part dans le cyberespace.
S'ils ne l'ont pas demandé, ne l'envoyez pas!
Peu importe ce que vous pensez être acceptable, vous ne pouvez pas envoyer un e-mail à quelqu'un au sujet de votre produit / service sans sa permission. À moins qu'ils ne vous demandent de leur envoyer un e-mail ou que vous ayez déjà fait affaire avec eux, il est illégal de leur envoyer un e-mail, point final. Tout destinataire peut facilement transférer votre e-mail à son FAI et vous signaler l'envoi de messages électroniques non sollicités (SPAM).
Ce rapport entraînerait la suppression immédiate de tous vos sites Web / adresses e-mail de la plupart des serveurs. Vous rejoindriez alors une liste d '«expéditeurs interdits», ce qui signifie que les serveurs ne permettraient pas à tous les messages attachés à votre nom de domaine d'être reçus par leurs clients - les personnes auxquelles vous envoyez vos messages.
Vous pensez peut-être, "mais je reçois chaque jour des e-mails concernant des produits / services pour lesquels je n'ai pas demandé d'informations." L'envoi d'e-mails non sollicités (SPAM), c'est un peu comme l'accélération. Beaucoup de gens le font, mais c'est contre la loi, et peu importe combien de temps vous pouvez vous en tirer, vous serez forcément pris!
Compressez, compressez, compressez!
Si vous envoyez un e-mail avec plusieurs pièces jointes volumineuses, il est souvent préférable de les envoyer dans quelques e-mails distincts, afin de ne pas envoyer un document trop volumineux pour être même ouvert. Ou, vous pouvez essayer de compresser vos messages dans un fichier compressé. Cela ne réduit pas beaucoup la taille des images ou des images, mais cela fonctionne très bien pour le texte, les feuilles de calcul et les fichiers de programme. Ceci est très facile à faire et réduira la taille de votre fichier et rendra le destinataire beaucoup plus heureux. Consultez www.winzip.com (pour ceux sur PC).
Les canulars sont des conseils utiles.
Si cela semble trop beau pour être vrai, c'est probablement le cas. Ne transmettez pas tout ce qui vous est envoyé. Nous les avons tous vus - les e-mails en chaîne qui vous promettent si vous transférez à x nombre de personnes vous serez payé, ou vous gagnerez quelque chose, ou vous aurez de la chance pour toujours. Tout cela est un canular, une arnaque, et le seul résultat est un grand nombre de transmissions de courriels qui ralentissent les serveurs partout au pays. Si vous recevez l'un de ces e-mails d'un ami, répondez-lui (d'une manière très agréable) et expliquez-lui pourquoi ce n'est pas vrai, ou demandez-lui de cesser de vous le transmettre.
Virus ou conseil sur les virus?
De nombreux virus se propagent par e-mail se faisant passer pour des avertissements - un virus! Si quelqu'un vous transmet un avertissement de virus, qui contient généralement des instructions pour supprimer un virus de votre ordinateur ... consultez google.com pour ce virus AVANT de faire quoi que ce soit. Il y a de fortes chances que ce soit aussi un canular, et si vous supprimez ce "mauvais fichier" de votre ordinateur, vous supprimez en fait un composant nécessaire crucial pour votre système!
Wow, c'était beaucoup d'informations à prendre en même temps, mais je vous félicite d'avoir tenu bon et d'avoir lu l'intégralité de l'article. Veuillez le partager avec votre famille, vos amis et vos collègues.
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